Eenmaal u de opdracht hebt binnengehaald, moet het echte werk natuurlijk nog beginnen. Hoe verloopt dit concreet?

Bevestiging en waarborg

 U weet misschien wel al dat uw onderneming de opdracht mag uitvoeren, toch is het pas ‘officieel’ als de aanbestedende overheid dit bevestigt via een kennisgevingsbrief. Afhankelijk van het type opdracht zult u vervolgens ook een bestelbon of machtigingsformulier ontvangen.

Belangrijk is dat deze documenten ondertekend zijn door de persoon die de uitvoering van de opdracht coördineert in naam van de overheid – doorgaans de gemachtigde ambtenaar. Ontbreekt deze handtekening, dan kan dat achteraf problemen veroorzaken, onder meer bij de facturatie.

Om de goede uitvoering van de opdracht te garanderen, zal de aanbestedende overheid u ook vragen een waarborg te stellen, vaak een bankwaarborg. Als alles naar wens is verlopen (en u de aanvraag niet vergeet in te dienen), krijgt u deze waarborg terug na de definitieve oplevering.

Uitvoering, oplevering en facturatie

Belangrijk is dat u de opdracht uitvoert volgens de bepalingen die in het lastenboek en in uw offerte zijn opgenomen, anders kunnen er sancties of schadevergoedingen volgen. Zodra dat is gebeurd, kunt u een aanvraag tot oplevering indienen. De aanbestedende overheid zal vervolgens controleren of uw prestaties aan alle vereisten beantwoorden en u – bij een positieve beoordeling – een proces-verbaal van oplevering bezorgen. Pas dan kunt u gaan factureren.

De veiligste optie is om in uw factuur de exacte terminologie uit het lastenboek over te nemen en die factuur aangetekend te versturen, zodat u over een gedateerd ontvangstbewijs beschikt. Vergeet ook niet om het proces-verbaal van oplevering toe te voegen!

Houd er ten slotte rekening mee dat betalingen van de overheid even op zich kunnen laten wachten, ook al zijn de wettelijke betalingstermijnen sinds 2013 sterk ingekort. Voor overheidsopdrachten bedraagt de termijn 30 dagen, weliswaar voorafgegaan door een verificatietermijn van nog eens 30 dagen na ontvangst van de factuur. Voor bepaalde opdrachten binnen de zorgsector gelden zelfs nog langere termijnen.

En als er iets fout loopt?

 Over welke mogelijkheden, rechten en plichten beschikken de partijen in een overheidsopdracht?

• Contract- of prijswijzigingen
  De prijs van de opdracht ligt in principe vast. Het is echter altijd mogelijk dat onverwachte factoren de prijs tijdens de uitvoering aanzienlijk beïnvloeden, zoals wetswijzigingen, stijgende materiaalprijzen of schommelende wisselkoersen. In die gevallen kan de prijs in onderling overleg worden aangepast.
  
  Hetzelfde geldt voor het contract: zowel opdrachtgever als uitvoerder kunnen, mits grondige motivatie, vragen om bepaalde clausules te herzien. De eventuele bijsturingen en compensaties worden tijdens onderhandelingen vastgelegd en als bijlage bij het contract gevoegd.
   
• Klachten en sancties
  Als u vindt dat de aanbestedende overheid in de fout is gegaan of haar verplichtingen niet nakomt (onduidelijke behoeftebeschrijving, fouten in het lastenboek, onwerkbaar traag beslissingsproces, …), hebt u het recht een klacht in te dienen. Is die ontvankelijk, dan kunt u bv. een schadevergoeding eisen, meer tijd vragen voor de uitvoering of beslissen om de opdracht stop te zetten.
  
  Uiteraard beschikt de aanbestedende overheid over gelijkaardige rechten in het geval dat uw onderneming in gebreke zou blijven. In dat geval kan de leidende ambtenaar zonder tussenkomst van de rechter boetes of sancties opleggen, zoals het contract ontbinden of een andere partij gelasten om de opdracht verder uit te voeren, waarbij u instaat voor de gemaakte kosten.

Aanpassingen of schadevergoedingen zijn tot op zekere hoogte eveneens mogelijk na een geval van overmacht – denk maar aan brand bij een leverancier of een grondverzakking op de werf. De betreffende regelgeving is echter behoorlijk complex. Daarom is het aan te raden u in dergelijke gevallen juridisch te laten adviseren.

Elke dag worden tientallen nieuwe opdrachten gepubliceerd, waarvan er een aantal ongetwijfeld ook interessant zijn voor uw onderneming. Maar hoe en waar vindt u ze?

Zelf zoeken

U start uw zoektocht het best via de officiële kanalen, waar aanbestedende overheden hun opdrachten vanaf een bepaald drempelbedrag moeten publiceren:

• het Belgisch Bulletin der Aanbestedingen als het totale bedrag van de opdracht meer dan 85.000 euro (excl. btw) bedraagt
• het Publicatieblad van de Europese Unie als de totale waarde van de opdracht (excl. btw) volgende drempelbedragen overschrijdt:

Opdrachten voor een geringer bedrag verschijnen meestal op de website van de aanbestedende overheid of in de vakpers.

Automatisch zoeken

Op Vlaams en Federaal niveau gebeurt de publicatie van opdrachten elektronisch via e-Procurement, terwijl Wallonië en Brussel over een eigen platform beschikken. Als u zich op deze platformen registreert, kunt u een zoekprofiel aanmaken. Zo wordt u automatisch geïnformeerd als er een opdracht verschijnt die beantwoordt aan uw selectiecriteria (bv. sector, regio, bedrag, enz.).

Er zijn in ons land ook meerdere gespecialiseerde providers actief die een gelijkaardige, betalende service aanbieden.

Prospectie en netwerken

Als ondernemer weet u maar al te best hoe belangrijk prospectie en netwerken zijn om een commerciële relatie aan te gaan met particulieren of bedrijven. Voor de publieke en social-profitsector is dat zeker niet anders. Rondbellen, een aanbestedende overheid bezoeken, deelnemen aan beurzen, mond-tot-mondreclame – het zijn stuk voor stuk beproefde methodes om interessante opportuniteiten te ontdekken.

Bovendien zijn de begrotingen van de meeste aanbestedende overheden publieke informatie. Door hun budget grondig te bestuderen, kunt u heel wat afleiden over hun toekomstige behoeften en capaciteit om opdrachten uit te schrijven.

Laat uw reputatie voor u werken

Een minstens even doorslaggevende factor is de reputatie die u opbouwt door opdrachten uit te voeren. Als overheden de kwaliteit van uw dienstverlening of producten kennen, zullen ze sterker geneigd zijn om opnieuw met u in zee te gaan. Dit is vooral een troef bij procedures zonder bekendmaking, waarbij de aanbestedende overheid zelf een aantal potentiële leveranciers selecteert.

Het lastenboek van de overheidsopdracht bevat alle informatie die u nodig hebt om in te schatten of uw onderneming de opdracht aankan, uw kandidatuur te stellen en de opdracht correct uit te voeren.

Concreet treft u er volgende gegevens in aan:

• Voorwerp van de opdracht: een duidelijke beschrijving van de opdracht, met inbegrip van alle technische details en specificaties.
• Opdeling in percelen: in sommige gevallen is een opdracht onderverdeeld in verschillende takenpakkettenof categorieën, meestal op basis van geografische, technische of tijdsgebonden criteria. Deze delen worden percelen genoemd. Het lastenboek specifieert of uw onderneming:
  • zich voor één of meerdere percelen kandidaat kan stellen;
  • een gezamenlijke offerte kan indienen, bv. met een sectorgenoot of een bedrijf met een complementair aanbod.
• Varianten: de aanbestedende overheid kan een kandidaat vragen (of opleggen) om één of meerdere alternatieve uitvoeringswijzen en de overeenkomstige budgettering in de offerte op te nemen.
• Opties: bijkomende elementen van de opdracht, waarvan het (nog) niet zeker is of ze ook effectief zullen worden uitgevoerd. Het lastenboek bepaalt of u al dan niet verplicht bent een offerte in te dienen voor deze opties.
• Hoeveelheid: betreft de opdracht een vaste/forfaitaire of een geschatte hoeveelheid goederen of dienstenprestaties?
• Prijszetting: mag u een globale prijs opgeven, of moet u ze opsplitsen en detailleren per individuele kostenpost?
• Selectiecriteria: welke ondernemingen in aanmerking komen om de opdracht uit te voeren (financiële draagkracht, ervaring, technische expertise, …).
• Gunningscriteria: op basis van welke criteria en volgens welke procedure(s) de opdracht zal worden toegekend.
• Termijnen: o.a. voor het indienen van de offerte, het beoordelen van de kandidaturen door de overheid, uitvoering van de opdracht, eventuele goedkeuring door de bevoegde ambtenaar of minister, enz.
• Vormvereisten: hoe en in welke vorm de offerte moet worden opgesteld, welke documenten, attesten of handtekeningen verplicht zijn en via welk kanaal u ze moet indienen.
• Juridische bepalingen: rechten en plichten voor overheid en leverancier, waarborgen en eventuele boeteclausules (vooral gebruikt door grote beleidsorganen of instellingen, die binnen een veel strikter kader opereren).

Een offerte voor een overheidsopdracht is veel meer dan een pure prijsopgave. De kracht van uw aanbod speelt uiteraard een cruciale rol, maar het is minstens even belangrijk dat u alle regels en procedures naleeft. Hoe pakt u dat allemaal aan?

1. Check of uw onderneming de opdracht kan uitvoeren

Analyseer de opdracht en het lastenboek en bepaal welke criteria voor de overheid doorslaggevend zijn om de opdracht te gunnen. Scoort uw onderneming voldoende op deze punten om het verschil te maken? En vooral: staat ze financieel, organisatorisch en logistiek sterk genoeg om de taak tot een goed einde te brengen?

Bent u niet overtuigd van uw kansen, dan is het wellicht beter om geen tijd en energie te steken in de verdere uitwerking van de offerte.

Beslist u er wel voor te gaan? Vergeet dan zeker niet om in uw offerte ook effectief te bewijzen dat uw onderneming over de nodige draagkracht (financieel, technisch, geografisch, …) beschikt. Doorgaans zal de aanbestedende overheid hier ook expliciet om vragen, bijvoorbeeld via een bankverklaring of referenties.

2. Denk aan de praktische kant: procedure, vormvereisten en deadlines

Bij een overheidsopdracht komt het erop aan de procedure tot op de letter te volgen. Dat is zeker geen overdrijving: bij de minste vergetelheid kunt u de opdracht aan uw neus zien voorbijgaan! Bestudeer daarom nauwgezet welke stappen u dient te doorlopen en welke informatie en documenten de aanbestedende overheid nodig heeft.

De gewenste structuur en inhoud van uw antwoord liggen grotendeels vast. Deze vormvereisten zijn bijzonder rigoureus, ook al verlopen steeds meer opdrachten via ‘soepele’ elektronische platformen zoals e-Procurement. Elektronische handtekeningen, correcte terminologie, aantal exemplaren, … – het succes zit hem in de details.

Een ander essentieel punt is het respecteren van de indieningstermijn voor de offerte. Die hangt af van de gevolgde procedure en de waarde van de opdracht en kan variëren van een week tot vele tientallen dagen. Voor procedures met Europese bekendmakingsplicht hebt u vaak meer tijd dan voor procedures met Belgische bekendmakingsplicht. Deze termijnen zijn bijzonder strikt: ook al beschikt u over de beste troeven, te laat is onherroepelijk te laat.

3. Geef een realistische prijs op

Streef naar een zo correct, transparant en realistisch mogelijke kostprijs voor uw oplossing. Vermijd vooral opvallend hoge of lage prijzen, die zullen alleen maar argwaan wekken of meteen geweigerd worden. Werkt de opdracht met facultatieve of verplichte varianten? Geef dan duidelijk aan waarom een variant al dan niet voordeliger is dan de basisoplossing.

4. Wees beknopt en toch volledig

Net als u zijn overheidsaankopers drukbezette mensen die liever geen lijvig boekwerk of eindeloze productcatalogus doorbladeren. Probeer in uw offerte dus het juiste evenwicht te vinden tussen uw sales pitch en de verplicht-noodzakelijke informatie. Een overtuigende management summary is alvast een uitstekend idee.

In de ideale offerte bewijst u dat u de behoefte van de overheid kent, ze begrijpt en er de meest geschikte en voordelige oplossing voor kunt bieden. Dit alles in een beknopte, duidelijke en vlot leesbare tekst die alle vorm- en structuurvereisten respecteert. Niet meteen de meest eenvoudige opgave, maar wel een heel lonende als u ze succesvol vervult!

Hoe stoomt u uw onderneming klaar om het maximum uit de markt van de overheidsopdrachten te halen?

Leg een duidelijke strategie vast

Het aanbod en de activiteiten van uw onderneming bepalen natuurlijk voor welk type opdrachten u in aanmerking komt. Maar hoever kunt en wilt u hierin gaan? Daarom is het best om even stil te staan bij volgende vragen:

• Vanaf welk bedrag of welke opdrachtomvang is het rendabel voor uw onderneming om een offerte in te dienen? Vergeet niet dat de voorbereiding behoorlijk wat tijd en middelen kan opslorpen, om nog te zwijgen van de procedure zelf.
• Selecteert u heel doelgericht de procedures waaraan u wilt deelnemen, of stelt u zich via een soort standaardofferte kandidaat voor zo veel mogelijk opdrachten?
• Op welke markt wilt u zich richten? Beperkt u uw ambities tot lokale overheden en dossiers, of beschikt u over de nodige middelen om ook de allergrootste aanbestedende overheden te bedienen, zelfs over de landsgrenzen heen?

Reserveer de nodige middelen

Laat u niet verrassen door de organisatorische en logistieke impact van een overheidsopdracht:

• Beschikken uw mensen over de nodige informatie en knowhow (praktisch, juridisch, technisch, …) om een offerte op te stellen die voldoet aan alle vereisten van een overheidsopdracht? Is het nodig om bijkomende opleiding te voorzien of een beroep te doen op externe experts?
• Richt u een team medewerkers op dat zich uitsluitend met overheidsopdrachten zal bezighouden, of wordt het een bijkomend takenpakket?
• Kan uw onderneming de opdracht in haar eentje aan, of is het voorzichtiger om – indien het lastenboek dit toelaat – met mede- of onderaannemers te werken? Beschikt u al over een netwerk van partners dat u hiervoor kunt inschakelen?
• Overheidsinstellingen hanteren vrij lange betalingstermijnen, wat een invloed kan hebben op uw behoefte aan werkkapitaal. Doe dus zeker het nodige om die behoefte vooraf te analyseren en te optimaliseren.

Begin uw offertes zo vroeg mogelijk voor te bereiden

Verzamel vooraf alle documenten die een aanbestedende overheid zou kunnen opvragen: financiële informatie over uw onderneming, kwalificaties, vergunningen en getuigschriften, attest erkend aannemer, verklaring van verzekering tegen beroepsrisico’s, eventuele referenties en bedankbrieven, enz.

Ook door een aantal standaardoffertes en -prijslijsten op te stellen, zult u tijdens de eigenlijke procedures – waarvoor vaak krappe indieningstermijnen gelden – heel wat tijd winnen.

Leer uw potentiële klanten en concurrenten kennen

In veel gevallen zullen aanbestedende overheden u niet rechtstreeks (mogen) benaderen voor een opdracht, maar die publiek bekendmaken. Toch loont het beslist de moeite om hen uw onderneming proactief voor te stellen. Via een prospectiebezoek, bijvoorbeeld, maar evengoed tijdens een beurs of via een advertentie in de pers. Geef daarbij duidelijk aan wat uw expertise is en over welk aanbod u beschikt. Het kan vanzelfsprekend nooit kwaad daar een paar lovende referenties aan toe te voegen…

Denk eraan een oogje te houden op wat de concurrentie doet, ook vóór u zich actief op de markt van de overheidsopdrachten begeeft. Zo kan het interessant zijn om enkele gegunde opdrachten op te volgen, te bestuderen hoe de geselecteerde kandidaten presteren en te bekijken op welke punten u eventueel beter zou kunnen scoren.

Informeer u over de werking van de aanbestedende overheden

Uit het activiteitengebied en de werkingsmiddelen van de aanbestedende overheid kunt u al heel wat afleiden, maar het is minstens even belangrijk dat u haar beslissingsproces grondig kent. Wie heeft inspraak, wie beslist en op welke basis? Wie staat in voor de technische en financiële aspecten? Moet u de aankoopdienst of de gebruikers overtuigen? En niet te vergeten: hoe lang duurt dit hele proces?